Na skróty

Zostaw kontakt

Akceptuje postanowienia zawarte w Regulaminie.

Kasy fiskalne – nowe zasady ewidencjonowania

01.02.2020


 

1.Obowiązek prowadzenia ewidencji za pomocą „kasy online”

1.1 Charakterystyka „kas online”

Kasa przekazuje dane, używając domyślnego harmonogramu przekazu danych, nie rzadziej niż co 2 godziny. „Kasy online” mają być narzędziem uszczelniania VAT u podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych. W praktyce wprowadzone rozwiązanie będzie powodowało informowanie organów podatkowych o sprzedaży podatnika w czasie rzeczywistym.

 

1.2 Harmonogram wprowadzania „kas online”

Podatnicy, zobowiązani do stosowania kas online od 1.01.2020 r.

Od 1 stycznia 2020 r. do stosowania kas online zobowiązani będą podatnicy, prowadzący sprzedaż w zakresie:

1. świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

2. sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.

Podatnicy, zobowiązani do stosowania kas online od 1.07.2020 r.

Od 1 lipca 2020 r. do stosowania kas online zobowiązani będą podatnicy, prowadzący sprzedaż w zakresie:

1. świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,

2. sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

 

Podatnicy, zobowiązani do stosowania kas online od 1.01.2021 r.

Od 1 stycznia 2021 r. do stosowania kas online zobowiązani będą podatnicy, prowadzący sprzedaż w zakresie świadczenia usług:

1. fryzjerskich,

2. kosmetycznych i kosmetologicznych,

3. budowlanych,

4. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,

5. prawniczych,

6. związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej - wyłącznie w zakresie wstępu.

 

1.3 Wykorzystanie dotychczasowych kas rejestrujących

Dopuszczalne zatem będzie stosowanie do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego kas rejestrujących dotychczas używanych przez podatników, tj. kas z kopią papierową oraz kas z elektronicznym zapisem kopii.

Należy jednak pamiętać, że „tradycyjne” kasy będą stopniowo wycofywane z oferty firm zajmujących się ich sprzedażą. Kasy z papierowym zapisem kopii były certyfikowane do 31 sierpnia 2019 r. Obecnie urządzenia takie nie są już sprzedawane.

Natomiast kasy z elektronicznym zapisem kopii będą certyfikowane do 31 grudnia 2022 r. i do tej daty będzie można jeszcze je nabywać. W przypadku nabycia takich kas podatnik nie będzie miała prawa do ulgi związanej z jej zakupem.

 

1.4.

Podatnicy, których dotyczą przepisy o obowiązkowym prowadzeniu kas online w 2020 r. i 2021 r. mogą po upływie terminów wynikających z tych przepisów nadal używać kas starych typów, ale urządzenia te nie mogą być używane do ewidencjonowania czynności, których wykonywanie zobowiązuje do ewidencji za pomocą kasy online.

W przypadku wymiany starej kasy fiskalnej na kasę online nie ma obowiązku zgłaszania zaprzestania używania dotychczas używanej kasy. Jeżeli jednak podatnik podejmie decyzję o zaprzestaniu jej używania, należy dokonać czynności określonych przepisami § 34 rozporządzenia Ministra Finansów z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących:

1. wystawić raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzić z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia

3. złożyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;

4. sporządzić i złożyć, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia

Dla nowych kas nadal obowiązkiem podatnika jest dokonanie fiskalizacji przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu tych kas. Stanowi o tym § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących w odniesieniu do kas rejestrujących online, oraz § 22 ust. 1 rozporządzenia w odniesieniu do kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

W przypadku kas online podatnik dokonuje fiskalizacji przy pomocy serwisanta, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas. Ponieważ Centralne Repozytorium Kas jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują także dane o fiskalizacji kasy, podatnik nie składa już odrębnego zgłoszenia o dokonaniu fiskalizacji naczelnikowi urzędu skarbowego.

Natomiast w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek dodatkowego zgłoszenia do urzędu skarbowego nadal istnieje.

1.5. Techniczne ograniczenia przesyłania danych

W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe czasowe (chwilowy brak zasięgu sieci np. z powodu awarii) zapewnienie połączenia danej kasy z Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn.

Natomiast gdy zapewnienie tego połączenia nie jest możliwe trwale (np. sprzedaż w górskim schronisku), wówczas podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych odstępach czasowych.

 

 

1.6 Ulga na zakup „kasy online”

1) powstaniem obowiązku i rozpoczęciem prowadzenia ewidencji za pomocą kas online, lub

2) dobrowolnym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji za pomocą kas online i niestosowaniem dotychczas innych kas rejestrujących

Ulga wynosi 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł (wysokość ulgi nie uległa zmianie).

Ulga dotyczy zatem tych podatników, którzy:

- posiadają już kasy fiskalne tradycyjne, ale są przez przepisy zobligowani do ich wymiany na kasy online (pkt. 1.2. materiału)

- po raz pierwszy rozpoczynają prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas online (wcześniej nie użytkowali kas tradycyjnych).

UWAGA! Ulga nie ma zastosowania do podatników, którzy wymieniają kasy tradycyjne na kasy online z własnej inicjatywy lub dlatego, że dana kasa nie posiada możliwości technicznych dalszego jej użytkowania.

Warunki skorzystania z ulgi:

- rozpoczęcie ewidencjonowania przy użyciu kas fiskalnych w obowiązujących terminach (lub przed nimi) oraz

- posiadanie faktury na zakup kasy online oraz dowodu zapłaty całej należności za tę kasę.

W przypadku późniejszej zapłaty za kasę (odroczony termin płatności, zakup na raty) odliczenie będzie możliwe dopiero po zapłaceniu całej kwoty należności za kasę.

Wprowadzono nową regulacje, w ramach której, podatnicy, będą mogli skorzystać z ulgi na zakup kas, nie tylko w miesiącu rozpoczęcia ewidencjonowania, ale również w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji. Nie chodzi w tym przypadku o „odwlekanie” obowiązku ewidencjonowania o pół roku, tylko umożliwienie skorzystania z ulgi przez podmioty, które w ramach organizowania działalności gospodarczej sukcesywnie uruchamiają poszczególne punkty sprzedaży.

Przykład. Przedsiębiorca prowadzący sklep spożywczy (dwa punkty sprzedaży) przekroczył obrót dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej 20.000 zł w listopadzie 2019 r. W związku z powyższym od dnia 1 lutego 2020 r. (początek 3 miesiąca po miesiącu przekroczenia limitu) rozpoczął prowadzenie ewidencji przy użyciu dwóch kas fiskalnych online. Za miesiąc luty 2020 r. skorzystał z ulgi na zakup tych dwóch kas. W miesiącu maju 2020 r. otworzył trzeci punkt sprzedaży, dokonał zakupu trzeciej kasy fiskalnej online i rozpoczął ewidencjonowanie. W miesiącu maju 2020 r. miała prawo skorzystać z ulgi na zakup tej trzeciej kasy fiskalnej.

 

Rozliczanie ulgi w deklaracji

Tak jak dotychczas rozliczenia ulgi dokonuje się w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług VAT-7 lub VAT-7K. Nieodliczona kwota ulgi podlega zwrotowi na rachunek bankowy podatnika lub powiększa kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.

Kwota ulgi może zostać wykazana najwcześniej w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy online, lub za dowolne okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

 

Podatnik zobligowany do wymiany kas, który rozpocznie instalowanie kas online przed terminem wskazanym w ustawie (i rozpocznie na nich prowadzenie ewidencji sprzedaży) ma prawo do zwrotu ulgi na zakup kas rejestrujących online przed datą graniczną (np. 1 lipca 2020 r.).

Przykład

Podatnik świadczący usługi naprawy samochodów stosuje kasę z elektronicznym zapisem kopii. Podatnik ten zgodnie z ustawą o VAT zobowiązany będzie prowadzić ewidencję przy użyciu kas online od 1 stycznia 2020 r. Podatnik dokonuje zakupu kasy w grudniu 2019 r. i rozpoczyna prowadzenie ewidencji za pomocą tej kasy w miesiącu grudniu 2019 r. W tym przypadku podatnik będzie mógł wykazać " ulgę ” na kasę online w deklaracji składanej za okres, w którym faktycznie rozpoczął prowadzenie ewidencji sprzedaży na danej kasie, tj. w deklaracji za miesiąc grudzień 2019 r.

 

Zwrot ulgi

Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonej w deklaracji lub zwróconej im na wniosek ulgi na zakup kas w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży:

1) zakończą działalność gospodarczą lub

2) nie poddadzą kas w terminach określonych w rozporządzeniu (nie rzadziej niż co dwa lata) obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, lub

3) trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy, lub

4) naruszą obowiązki polegające na zapewnieniu połączenia umożliwiającemu przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.

 

2. Leasing kasy fiskalnej oraz kasy fiskalne w formie oprogramowania

Wprowadzono nowe rozwiązanie pozwalające na stosowanie przez podatników do prowadzenia ewidencji sprzedaży kas rejestrujących używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze. Kasy te na dzień ich nabycia przez wynajmującego (wydzierżawiającego, leasingodawcę itp.) muszą posiadać ważne potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar.

 

Zmiana ta ma charakter rozszerzający w stosunku do regulacji obecnie obowiązujących, ponieważ dopuszcza do stosowania przez podatników również kasy, które zostały wynajęte, wydzierżawione lub oddane w leasing. Wynajmowaniu mogą podlegać tylko kasy online, natomiast odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy online przysługuje jedynie na nabycie przez Wynajmującego, a nie leasing, dzierżawę lub najem.

 

Obecnie na etapie projektowania są przepisy dotyczące możliwości wprowadzenia kas fiskalnych w formie oprogramowania, które miałyby postać aplikacji zainstalowanej w urządzeniu (smartfon, tablet, komputer) połączonej z drukarką fiskalną.

3.Kary za brak przeglądu kasy

W przypadku, gdy podatnik nie podda kasy rejestrującej obowiązkowemu przeglądowi (nie rzadziej niż co 2 lata) technicznemu przez podmiot prowadzący serwis, naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł.

Nowe przepisy przewidują też wprowadzenie dodatkowego obowiązku dla serwisów fiskalnych. Podmioty te mają składać do urzędów skarbowych raporty z dokonanych przeglądów. Organy skarbowe będą więc miały informacje, kto spóźnił się z przeglądem i na kogo nałożyć sankcję. Sprawa będzie całkowicie jednoznaczna w przypadku użytkowników „kas online” – wszystkie informacje będą w ich przypadku na bieżąco przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas i analizowane przez administrację skarbową.

4.Przypisanie stawek

Jednym z nowych obowiązków wynikających z ww. rozporządzenia jest obowiązek oznaczenia literowego od „A” do „G” właściwych stawek podatku przypisanych, odpowiednio do nazw towarów i usług, a nie tylko jak dotychczas wyłącznie litery „A” do stawki 23%.

 

Zgodnie § 6 ust. 1 pkt 5) ww. rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję: przypisują oznaczenia literowe od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, w następujący sposób:

 

„A” - jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,

„B” - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,

„C” - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,

„D” - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,

„E” - jest przypisane zwolnienie od podatku,

„F” i „G” - są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;

 

 

Ponadto zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję przedstawiają, na żądanie organu podatkowego, przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku, o których mowa w pkt 5.

 

Podatnik używający kasy na dzień wejścia w życie niniejszego rozporządzenia mógł stosować do dnia 31 lipca 2019 r. dotychczas stosowane oznaczenia literowe od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku przypisane do nazw towarów i usług.

 

5.

Podatnik ma obowiązek zapoznać osoby, które prowadzą u niego ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących (osoby, które obsługują kasy rejestrujące) z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Osoby, które zapoznano z ww. informacją składają podatnikowi stosowne oświadczenia.

Powyższy obowiązek dotyczy wszystkich osób prowadzących u podatnika ewidencję, bez względu na formę zatrudnienia. W przypadku nowych osób zapoznanie z informacją potwierdzone oświadczeniem musi nastąpić przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji. Osoby, które prowadziły u podatników ewidencję przed wejściem w życie Rozporządzenia (przed 1.05.2019r.), musiały zostać zapoznane z ww. informacjami oraz złożyć stosowne oświadczenia do dnia 31.05.2019r.

Informacje, z którymi należy zapoznać osoby prowadzące ewidencję oraz wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do Rozporządzenia. Załącznik nr 1 najlepiej wydrukować dwustronnie, tak aby z jednej strony była informacja, a z drugiej oświadczenie. Informację wraz z oświadczeniem sporządza się w 2 egzemplarzach, jeden dla podatnika, a drugi dla osoby prowadzącej ewidencję.

Link do wzoru oświadczenia: https://krdp.pl/files/aktyprawne/1037(4).pdf

6. NIP na paragonie

Należy zauważyć, że wprowadzany powyższym przepisem obowiązek zawierania na paragonie NIP ma dotyczyć wyłącznie osób, które taki NIP posiadają. Osób fizycznych zatem nieprowadzących działalności gospodarczej, które nie posiadają NIP, obowiązek ten nie będzie dotyczył.

UWAGA! Podatnik nie jest zobowiązany użytkować kas fiskalnych dających możliwość wpisania NIP na paragonie. Nabywca nie może żądać od sprzedawcy wystawienia paragonu z numerem NIP.

W przypadku, gdy podatnik nie dysponuje możliwością wystawienia paragonu z NIP ze względu na ograniczenia techniczne kasy fiskalnej zaleca się poinformowanie o tym kontrahentów w sposób wyraźny przed dokonaniem transakcji.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawi fakturę z naruszeniem ww. przepisów, organ podatkowy ustali temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Opracował

Mariusz Raszczyk

Doradca podatkowy nr 07166

 

 

 

 

 

 

 


wróć