Na skróty

Zostaw kontakt

Akceptuje postanowienia zawarte w Regulaminie.

Faktury. Przesyłanie i archiwizowanie.

07.10.2013


W związku ze zmieniającymi się przepisami. następuje stopniowa liberalizacja wymogów jakie są stawiane przed podatnikami chcącymi przesyłać lub przechowywać faktury w postaci elektronicznej. W chwili obecnej co do zasady regulacje dotyczące wszystkich faktur są takie same.


Rozwiązania stosowane w obrocie fakturowym


1)    W pełni papierowe - najbardziej tradycyjne rozwiązanie. Wystawca drukuje fakturę w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich dostarcza odbiorcy, drugi natomiast przechowuje w swojej dokumentacji.
2)    W pełni elektroniczne - wystawca generuje fakturę elektroniczną w jednym z akceptowalnych formatów (pdf, dokument z podpisem elektronicznym, format EDI), a następnie przesyła ją w takiej postaci do odbiorcy wykorzystując dostępne kanały transmisji danych. Zarówno wystawca jak i odbiorca archiwizują tak przesłaną fakturę na elektronicznych nośnikach danych (na serwerze bazodanowym, na płycie CD).
3)    system mieszany - w tym scenariuszu faktury są przesyłane co prawda w formie elektronicznej, ale archiwizowane są w formie papierowej. Możliwość taka dotyczy zarówno wystawcy jak i odbiorcy faktur.
4)    alternatywne (skan) - polega ono na tradycyjnym wydrukowaniu faktury przez wystawcę, następnie jej zeskanowaniu i w tak uzyskanej postaci elektronicznej (pdf, jpeg) wysłaniu do klienta, który może ją również wydrukować. Organy podatkowe coraz częściej akceptują taką formę przesyłania, chociaż nie jest to pogląd powszechny.


Zalecenie dla klientów VERUM


Faktury kosztowe


Dokumenty kosztowe powinny być dostarczane do księgowości, co do zasady, w formie papierowej, gdyż w takiej formie są przechowywane w Verum i w takiej formie podlegają kontroli.
Mimo potencjalnie dowolnego formatu archiwizowania i przechowywania faktur, biorąc pod uwagę obecną praktykę organów skarbowych Verum zaleca w przypadku faktur innych niż otrzymane w formie papierowej dodatkowe udokumentowanie sposobu ich otrzymania.
Dokumenty papierowe „wyglądające” na skany, które są czytelne traktowane są jako pełnoprawne faktury pod warunkiem dołączenia do nich dokumentów (np. kopia e-maila z którego wynika data i treść przesyłki) lub opis na odwrocie faktury określający źródło ich pochodzenia (np. „pobranie ze strony wystawcy faktury”). Dopuszczalne jest również przybicie pieczątki „faktura elektroniczna” z czytelnym podpisem klienta. W takim przypadku klient, na wypadek kontroli,   powinien posiadać archiwizowaną skrzynkę e-mailową lub folder w którym przechowywane będą faktury w formacie otrzymanym od wystawcy faktury. 
Jeżeli przesyłanie faktur elektronicznie (emailem, faksem, po zeskanowaniu) ma charakter instytucjonalny lub wartość, na którą opiewają faktury jest znaczna wówczas należy zadbać o to aby zapewnić systemowy sposób wykazywania autentyczności pochodzenia faktur. Pomocne w tym celu mogą być odrębne adresy archiwizowanych skrzynek pocztowych, odrębne foldery na dysku zawierające skany otrzymanych faktur lub stosowne dzienniki z programów komputerowych biorących udział w elektronicznej wymianie faktur.


Faktury sprzedaży


Jeżeli podatnik zamierza wystawiać faktury elektroniczne wówczas musi stosować rozwiązania gwarantujące tzw. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur zapewniając wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W szczególności powinien on przechowywać faktury elektroniczne wraz z potwierdzeniami ich przesłania do odbiorcy. Będzie to, odpowiednio do okoliczności, zarchiwizowana zawartość utworzonej w tym celu skrzynki e-mail, baza danych systemu księgowego, przy pomocy którego faktury zostały przesłane lub inny cyfrowy ślad wysłania faktur do identyfikowalnego odbiorcy.


Akceptacja odbiorcy


W myśl polskich przepisów przesyłanie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Oznacza to, że przed wysłaniem faktury emailem lub faksem podatnik musi taką zgodę uzyskać. Jej forma nie jest z góry narzucona. Najmniej wątpliwości budzić będzie zgoda na piśmie. Mogą być w niej zawarte od razu dane autoryzujące wystawcę, takie jak adres email lub numer faksu, z którego będą wysyłane faktury. Kopia takiego dokumentu będzie wówczas służyć odbiorcy do potwierdzania autentyczności pochodzenia otrzymanych faktur. Dopuszczalna jest również akceptacja wyrażona w formie e-maila zawierającego dane w/w.


Faktury wystawione przez podmiot nieistniejący - bezpieczeństwo obrotu (dobra wiara)


W przypadku gdy okaże się, że faktura została wystawiona przez podmiot nieistniejący lub stwierdza czynności, które nie zostały dokonane (podmiot jest co prawda istniejący, ale sprzedawca jedynie „podszył” się pod niego) nie daje ona podstaw do odliczenia podatku naliczonego. Przyjmuje się, że jeżeli nabywca dołożył należytej staranności i nie miał przesłanek podejrzewać, że wystawca faktury dopuścił się nieprawidłowości lub przestępstwa wówczas organy podatkowe nie mogą kwestionować prawa do odliczenia podatku z takiej faktury. Przez należytą staranność należy tutaj rozumieć działania standardowo podejmowane dla zabezpieczenia się przed oszustwem gospodarczym.
W przypadku transakcji o znacznej wartości lub dokonywanych w budzących wątpliwości okolicznościach uzyskanie dodatkowego potwierdzenia może skutecznie zabezpieczyć podatnika przed ewentualnymi konsekwencjami nadużyć obecnych po stronie sprzedawcy.


Poniżej przedstawiamy zhierarchizowaną listę metod pomocnych przy weryfikacji legalności dokonywanych transakcji:


1)    Potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT czynnego;
2)    Zażądanie od kontrahenta przedstawienia regulaminu wystawiania faktur;
3)    Uzyskanie odpisu KRS w celu potwierdzenia umocowania konkretnych osób do reprezentowania kontrahenta;


•    Zachowanie dowodów pozwalających na potwierdzenie autentyczności pochodzenia otrzymanych faktur (przechowując emaile z otrzymanymi fakturami, z których będzie wynikało, że zostały wysłane ze zweryfikowanego adresu danego kontrahenta, poprzez systemy informatyczne w przypadku otrzymywania faktur w systemach zautomatyzowanych (np. z wykorzystaniem standardu EDI).


Odliczenie VAT w dacie otrzymania faktury


Przypominamy, że zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku VAT z faktury występuje najwcześniej w okresie otrzymania faktury. Data wystawienia faktury nie ma tutaj decydującego znaczenia. Wcześniejsze odliczenie podatku VAT skutkuje koniecznością dokonania korekty deklaracji, dopłacenia zaległego podatku wraz z odsetkami oraz możliwością otrzymania kary pieniężnej  z tytułu tej nieprawidłowości.


Ponieważ na fakturach wystawianych przez sprzedawców towarów i usług znajdują się jedynie daty wystawienia faktury, ewentualnie daty wydania towaru lub wykonania usługi, w przypadku jeżeli data otrzymania faktury przypada na dzień w kolejnym miesiącu rozliczeniowym klient jest zobowiązany poinformować Verum o tym fakcie poprzez stosowną, czytelną adnotację na odwrocie faktury („Faktura otrzymana dnia…………” z podpisem klienta).


Faktury które zostały otrzymane w dniu wystawienia faktury lub w terminie późniejszym, ale mieszczącym się w danym okresie rozliczeniowym, przez co ich ujęcie pod datą wystawienia nie ma wpływu na wysokość zobowiązania podatkowego, nie wymagają takiej adnotacji.


W przypadku gdy klient nie dokona poinformowania Verum o innej niż data wystawienia dacie otrzymania faktury, przez co podatek VAT zostanie odliczony zbyt wcześnie, wszelkie negatywne konsekwencje tego faktu obciążają klienta.  

Opracował
Mariusz Raszczyk
Doradca podatkowy nr 07166


wróć